若貴公司的使用者擁有多個郵件帳號，且這些郵件帳號無法透過「網域別名」的方式進行整體設定，則可以使用「帳號別名」功能，為個別使用者匯整其所有的郵件帳號，以便利管理及郵件的查詢與調閱。請點選【管理】中的【認證與權限】中的【網域及群組】，以進行設定。
您可為下列二種情況設置使用者別名，設定完成後這些帳號將被視為同一位使用者，如下所述：
1. 為在同一個主網域下，有不同的使用者名稱，例如：user1@abc.com.tw = user2@abc.com.tw
2. 為在不同的主網域下，有相同或不同的使用者名稱，例如：user@abc.com.tw= customer@def.com
新增使用者帳號別名
進入【帳號別名列表】標籤頁面後，您可以建立帳號別名，輸入使用者姓名、描述以及其郵件帳號，以進行新增。請注意輸入郵件帳號時，只要輸入「主網域帳號」即可，系統將自動展開主網域及其網域別名的郵件帳號，而後可進行後續修正。
修改使用者帳號別名
您可以點選帳號別名列表中的展開箭頭按鈕以查看每個使用者的別名帳號，系統會自動展開主網域及其網域別名的郵件帳號，您可以點選「編輯」按鈕以對這些別名帳號做增刪。
若刪除網域別名帳號，系統將只會刪除該帳號；若刪除主網域帳號，則系統會連同主網域及別名網域的帳號全部刪除。
若您再次增加使用者的帳號別名時，可選擇是否「自動展開」此網域的網域別名郵件帳號。
刪除使用者帳號別名
請點選帳號別名列表內的「刪除」按鈕，即可刪除此人的帳號別名設定。
匯入/匯出使用者帳號別名
若需要設定眾多使用者帳號別名，您可以直接匯出現有的線上使用者別名設定檔案，並遵循格式做擴充及修改。在匯出/匯入使用者帳號檔案時，請選擇正確的文字編碼，並確認要完全取代現有檔案或附加上去。
若採用匯入檔案的方式來編輯使用者帳號別名時，系統將不會「自動展開」主網域的網域別名郵件帳號，請匯入時自行完整設置該使用者的所有郵件別名帳號。
查詢使用者帳號別名
您可在帳號別名列表的上方查詢框輸入文字，以查找符合「別名名稱」及「帳號別名」兩個欄位的使用者資料，方便您的管理工作。
顯示網域別名及使用者帳號別名
當網域別名及使用者帳號別名設定完成之後，使用者登入MailCloud 郵件歸檔備份服務，可以將滑鼠移至上方顯示登入帳號位置，系統會顯示該使用者的登入帳號及別名列表，凡是在別名列表中的所有信箱帳號，都可以直接檢索調閱此信箱的郵件。
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