郵件備份三部曲--【第一部 郵備無患】
郵件備份三部曲--【第二部 聰明調閱】
郵件備份三部曲--【第三部 工作稽核】
線上儲存備份與線上郵件備份的差異

在國外為遵循法規要求，企業實施郵件備份工作，早已成為企業的義務。如：2002 年美國的沙賓法案、2005 年日本沙賓與「個人情報保護法」，即以國家法律的力量強制企業執行郵件備份的工作。在台灣撇開法律約束不談，利用備份郵件做為企業管理途徑者亦不在少數。 近來，市面上開始出現低價的線上儲存服務，如果公司用便宜的線上儲存空間來備份公司的郵件如何？至少省下軟體與購買儲存設備的錢…聽起來似乎是個天上掉來的禮物呢~但是真有這麼好康嗎？

在我們欲討論兩者差異之前，我們先來探討：郵件備份的工作是如何進行的？以及郵件備份是否還有其他的效益？等基本問題後，再來進行比較。如此一來，在掌握郵件備份工作的全貌後，貴司日後若需要評估相關服務時，就可掌握評估的重點！

實施郵件備份就像買了一份保險多了一分保障一樣，萬一哪天發生意外狀況，備存的資料就派得上用場啦！儘管，備份工作要做不難，但要做得好、做到滴水不漏，甚至是備下來的資料還可以百分百還原、立即可用，那可就不簡單了。因此，執行郵件備份您至少要考慮以下幾個問題：
例：
1. 什麼時候、每隔多久要做一次備份？
2. 什麼時候的資料要保留在線上，多久之前的信件需要下載備份？
3. 備份的動作是否可以做到全面性的備份，如何避免時間差的問題？
4. 以上備份工作的執行是否夠確實？
因此，光是要把信給全部「備份」下來，就有上述四道基本卻又重要的問題要解。

有買保險當然很好，但日常生活總是感受不到這份保單的實質效益。保險業者為因應消費者講求實際的心理，繼而開發出儲蓄型、投資型保單等商品，除了意外保障外亦可同時兼顧其他的需求，以達到實用之效。然而軟體服務本身就具有整合多樣化需求的特質，以 MailASP郵件備份解決方案為例：除了減化了上述備份信件、挪移資料的苦差事外，還可做到：

★ 協助管理階層進行日常管理工作：
如今不論是工作的啟動、追蹤、檢討等都是利用電子郵件當作正式傳達的管道，主管們自然會以查閱下屬郵件的方式，做為工作管理的途逕。此時，備份下來的郵件，是否能便利地調閱即為關鍵！以 MailASP 郵件備份服務為例：除了備份所有經過 MailASP 郵件伺服器的信件，重點是使用者還可以透過簡易的 Web 介面查詢一年內所有往來的信件與郵件附檔(含壓縮檔)。

★ 做為企業內部稽核(控管洩密)的工具：
由於可做到曾經進出的郵件「全都備」，因此當員工不小心或蓄意將信件刪除時，備份主機仍保有原始信件的備份，為不可預期的郵件查詢做準備(文件紀錄、證據收集、訴訟支援等)。此外，要做好工作稽核還必須搭配可依管理權限來進行郵件調閱工作的工具。例：總經理可查閱各部門主管與員工的信件、部門主管可調閱下屬信件等。

今年知名的儲存大廠紛紛投入線上儲線備份服務，於是大家對於名稱上都有「線上備份服務」字樣的產品產生比較與好奇的心理。兩者的共同點在於都是線上備份，而且都可以備份郵件，所以容易令人誤解。基本上，線上儲存備份服務所提供的是「線上空間」，可稱為底層的服務；而線上備份服務所提供的是上層的應用，所以兩者是不同的服務。因此，要拿「線上備份儲存服務」與「線上郵件備份服務」相比，就好比拿橘子跟蘋果比較一樣，無法直接比較。

利用線上備份服務來做郵件備份，最大的考驗就是郵件漏備的問題。因為線上備份服務是以時間點來做備份，也就是在固定的時間點(比如5分鐘)備份一次資料，若此時發生剛收到的信卻又不小心刪時，可能就無備份到。

線上儲存備份服務，當然可以用來備份信件。但是企業需要投入專職人員開發相關應用程式、執行例行的郵件備份工作外，還有郵件備份是否完備、備下來的資料是否可快速提供調閱等問題待解。表面上看起來似乎省下不少費用，但真正運用起來，從我們的比較表即可看出，預計要投注的人力與金額肯定不見得比尋求專門廠商、服務來得便宜、輕鬆有效！

想要深入了解「郵件備份服務」嗎？請參觀 MailASP 網站：