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從去年起企業與組織紛紛為了因應個資法上路,而開始著手研究個資法相關產品或解決方案。這麼多場研討會下來,雖然明瞭有不少工具與解決方案可供選擇,不過尚有預算與實際導入後的執行問題,不免讓人感到一個頭兩個大!建議不妨就從日常工作必備,也是資訊、訊息流通最大宗的應用--「電子郵件」做起,會更來得容易落實且經濟。
幾年前知名網路書店的員工,因一時疏忽在回覆註冊成功的電子信件訊息中,不慎夾帶了已註冊成功的四百多位會員資料檔案,造成個資外洩的事實外,該書店也付出了法律訴訟與受害者賠償的代價。當時若有自動化的檢查機制,如:防堵外寄附檔的審核機制或自動執行檔案加密,即使是一時不察的人為疏失,仍可避免企業面臨訴訟、賠償的風險!由於郵件夾帶機敏資料外洩是時時刻刻都有可能發生的風險,所以從郵件系統開始著手稽核控管,是最實際有效的個資因應之道!
MailCloud 郵件安全服務全新推出的「信件附件 ZIP 加密」功能,只要簡單在郵件標題加上[MXZIP],郵件附檔就會自動轉成加密的ZIP檔。而密碼還有固定密碼、與隨機亂數密碼兩種設定方式,供寄件人做選擇。詳細使用方法,請見如下說明:
- 如何使用
外寄信件標題加上 [MXZIP] 。例:[MXZIP]101年合約
- 使用效果
附件檔案會自動轉成加密的 ZIP 檔,不過收件人實際收到的信件標題並不會加上[MXZIP]。套用上述例子,收件人所收到該封信件標題會是,例:101年合約
- 如何提供 ZIP 密碼給收件人?
一、固定密碼:
比如說寄給 A 聯絡人的信件,就固定設一組密碼,換句話說即 A 收到您的來信時,每次要解開 ZIP 檔皆使用固定的密碼。
請至 [郵件安全服務]→[信件加密]→[加密密碼設定],輸入收件人信件位址與密碼。
圖:郵件安全服務設定郵件附檔固定密碼的方式
二、不固定密碼:
系統會發亂數密碼給「寄件人」,寄件人會收到一封標題有 [Password] 的通知信,內文會告知寄給某人的解密密碼為何。
請寄件人以 email 以外的方式如:簡訊、MSN、電話等非電子郵件的管道提供密碼給收件人。
圖:郵件安全服務郵件附檔密碼通知信
※ 郵件安全服務為 MailCloud 企業郵件代管的加值服務,
主要提供兩大類功能:「郵件防火牆」與「郵件稽核」,
本文所介紹功能為此加值服務功能!特此說明
更多郵件安全服務資訊
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