服務運作
Q1: 什麼是 MailCloud 郵件稽核防護服務 ?
MailCloud 郵件稽核防護服務由 Openfind MailGates 郵件防護系統支援本服務。提供全方位的電子郵件防護平台,提供垃圾郵件過濾,病毒信過濾、阻擋駭客攻擊、防網路釣魚與郵件詐騙,並提供統計報表與郵件主機備援機制等。本服務以 Gateway 的方式建置於郵件系統前端,是故申購本服務,毋需安裝任何軟體,或建置任何硬體設備,管理者僅需調整收信 Domain MX 設定改指到本服務這邊即可,讓信件在進到 MailServer 前,先經過本服務過濾,再送到後方的郵件伺服器。
Q2: 什麼是 MX ?
Email 的訊息傳遞模式跟一般郵政傳遞模式相似。 你必須告知 Mail-server 此封信要寄給誰,也要告知收件者是誰寄的信,好讓收件者回信給寄件者,只是地址的方式改由 Domain name 方式 ( love@kiss99.com)
但是實際的 Mail-server 傳遞信件時的作業方式不是以 Domain name 方式,而是以 IP 的方式來傳遞信件,如何將人腦容易記住的名稱(Domain name)轉換為 IP 的方式來傳遞信件,依靠的就是 DNS-Server 來幫忙負責將 domain name 轉換成 IP,好讓 Mail-server 可以依照正確的 routing,將信件快速的傳遞至收件者的 Mail-server上。
以郵件位址為例: love@kiss99.com 的寫法,在小老鼠 ( @ ) 前面的指的是「帳號」,至於 @ 後面的則是 Domain name 的名稱。
  1. 當你將此封信由發信軟體(outlook)寄出時,首先你的郵件主機會先去 DNS-Server 詢問此 Domain name 的對應的 MX 紀錄 與 IP 對應。
  2. 若有 MX 紀錄與 IP 對應,那麼這封信將會把信先送到該 MX 紀錄所對應的 IP 機器,然後收信的 Mail-serve 再將該信件送達此收件人的信箱裡。
  3. 如果沒有 MX 紀錄的話,那就必須要有小老鼠 ( @ )後面domain name的 IP 對應,如果也沒有此相關 IP 對應,那此封信就會被退回原寄件者的信箱。
Q3: 如何更改我的 MX Record ?
以下為 DNS 修改範例:
原設定:yourdomain.com MX 10 mail.yourdomain.com
修改為:MX yourdomain.com MX 10 mx.mailasp.com.tw
如果您的 DNS 由服務廠商代管,請將此設定值交由您的 DNS 代管廠商或 ISP,請對方代為修改。
Q4: 請問原本公司在用的 MX 可以保留變成第二筆 MX record 嗎 ?
不建議保留,直接改為 mx.mailasp.com.tw 即可。
理由一、
因為我們的備援機制並非採 DNS MX preference 來因應郵件主機失序時的應變處理,而是直接讓 mx.mailasp.com.tw有最佳的軟硬體即時備援方案,達到全無斷線之極高可用性(High Availibility),例如另備有第二台主機等設計做為 mx.mailasp.com.tw 的備援。
理由二、
當 MX 有兩組以上時,雖然理論上會以第一優先的 MX主機收信,但在不預期的狀況下,仍會有信件進到他台郵件主機內(例如:有些廣告信專找 preference 低的主機送信)。
理由三、
若信進到其他郵件主機,會影響 MailCloud 郵件稽核防護服務信件統計的結果,以及造成信件記錄上的誤差,導致明明對方確實有寄出的信件(沒收到退信),卻發生在本服務的信件紀錄中,產生查詢不到信件的狀況。
Q5: 信件先到 MailCloud 郵件稽核防護服務上進行過濾後,再到我們公司的郵件伺服器,那麼信件是不是全都存了一份在你們的主機上了 ?
不是的。我們並不是將信件全都收下來之後,再進行過濾分析與信件分送的動作。而是在信件通過系統時,即時進行郵件的過濾與分析,並且同時將系統判斷為正常信的信件傳給後方的郵件主機。當使用者有設置信件留置時,系統會將可疑信件保留在系統主機上約14天。
Q6: 何為留置信件 ?
此為系統對於垃圾信和可疑信件所提供的處理方式之一。 由於廣告信占每日信件量很大比例,如果廣告信不需要進入企業網路及企業的郵件主機,即可幫助節省企業頻寬及主機資源(運算資源、硬碟空間)所有留置於主機上的隔離信件,可在系統管理者或使用者設定的通知時間,匯整為清單寄給使用者,提供給使用者方便的提醒功能。
Q7: 將 MX 指到 MailCloud 是不是代表我們公司的 MX 之後就是由 Openfind 管理了呢 ?
不是的。郵件伺服器的設定與控管仍由貴公司操作,我們只是進行郵件防護的服務。
Q8: MailCloud 郵件稽核防護服務,和信箱內建的郵件防護(過濾)功能有什麼不同 ?
「MailCloud 郵件稽核防護服務」是以高等級的主機設備,在第一線阻擋所有惡意攻擊、病毒信及垃圾郵件。經統計約有四成的信件可以由連線行為(例如短時間大量寄發的行為)直接在 SMTP 階段阻擋掉,這些信件及連線在 MailCloud 郵件稽核防護服務的保護下,都不必進入企業的網路耗用企業的資源。
另外,原本郵件主機不一定有提供稽核或群組的功能,或是防治廣告信的效果不彰,MailCloud 郵件稽核防護服務不但提供完整的功能(且功能還會更新、升級)而且 Mail2000 的大量廣告信樣本,也會使我們的 anti-SPAM 功能愈來愈強,而且隨時就更新到 MailCloud 郵件稽核防護服務上。而且這且對於企業或使用者來說,都不需要從事設定的更動、停機、或是添購設備。
Q9: MailCloud 郵件稽核防護服務,可以針對群組設定不同的郵件過濾條件嗎 ?
可以,郵件過濾條件稽核規則可針對群組做設定,進行郵件階層化的控管。
Q10: MailCloud 郵件稽核防護服務有提供報表供參考嗎 ?
有,除了系統管理者會收到每日報表之外,所有留置的廣告信、可疑信,都會依指定的周期及時間主動匯整並寄信通知使用者及管理者。
Q11: MailCloud 郵件稽核防護服務的過濾設定裡,有哪些過濾比對機制 ?
本服務提供 IP 黑白名單管理、寄件人黑白名單管理與信件內容黑白名單 。
Q12: 針對符合規則的郵件,MailCloud 郵件稽核防護服務如何處罝 ?
MailCloud 郵件稽核防護服務會先給予過濾的信件一個判斷結果,接著管理者可以自行設定後續的處理方式,例如直接放行、修改標題檔頭或是留置隔離區(Quarantine) 等。若管理者採用留置的方式處理,那就必須再進行通知信設定以及留置區管理。
本服務信件處理設定的整體架構以及流程請參考下圖:
Q13: MailCloud 郵件稽核防護服務如何進行客戶郵件主機的備援 ?
本服務隨時保留客戶兩天內所有的信件,提供 2 天的簡易備份功能
只要透過介面上的「記錄檢閱」功能,即可查詢到兩天內的所有信件。
Q14: MailCloud 郵件稽核防護服務如何處理病毒信件 ?
本服務對病毒信的處理方式,統一設定為包成附檔後,送給後方(貴公司)郵件主機。
Q15: 購買 MailCloud 郵件稽核防護服務,付費多久後可以開通使用呢 ?
由於 DNS 更新需要至少 24 小時的時間,再確認付款後二~三個工作天內,我們將 Email 通知開通,貴公司便可開始啟用本服務。