用錯即時通訊，企業「被偷走的重要工時」居然這麼多？
~ 即時通訊，公 / 私必須分開 ~
公務溝通場所早已從辦公室內衍伸到戶外通勤，「即時通訊」成為溝通重要工具，讓現代辦公族群早已熟悉「跨屏溝通」的模式。衍生而來的，多數企業都會有這樣的誤用，選擇「私人常用的即時通訊軟體」作為「公務用即時通」，覺得這樣很方便、又省錢，表面上看起來，工作效率好像提高了。
其實，把社交通訊軟體直接應用到公務訊息交流是危險的，企業執行力更有可能被逐步拖垮。表面上每個員工透過從 PC 到 Mobile 的裝置輔助之下，在當下看起來，新訊息可以快速回應，好像溝通討論的效率提高了，但仔細回想，有可能多半的訊息是「收到~」或「外出中，晚點回覆。」這類表達已讀，但還未能處理的狀態。
試想，當回覆訊息的員工已經無暇到只能回覆簡短 2 字時，他可能也沒有時間一一記錄這些透過即時通訊所交辦的工作任務了？多數的員工是積極的，願意完成所有長官交辦的任務的。當他回到辦公室後，可能會需要重新翻找當日的所有舊訊息，才能確定今天又收到了哪些新的交辦工作事項。
這些員工們花費在翻箱倒櫃找舊訊息的時間，
即是用了不適合的社交通訊軟體而「被偷走的重要工時」，也正是目前企業正在「被逐步拖垮的企業執行力」！
公司有必要提供更方便的、公務專用的即時溝通工具，以便在員工力有未逮時，透過資訊服務輔助，協助員工快速紀錄工作交辦項目、及掌握任務進度。
公務即時通，不應只追求當下溝通即時，事後交辦事項也要能完善跟催掌握，才是最完整的提升溝通利器！
● 公務即時通訊的特性
1. 訊息專一
公務 / 私用訊息平台，必須分開！
利用社交通訊軟體作為公務通訊軟體所碰到的第一個問題即是員工易被私人訊息干擾、或是被廣告訊息吸引，員工被迫處於無法專心的工作環境。其次，當員工需要傳遞公務資料時，可能會不小心傳到私人群組中，導致不慎機密外洩的狀況。
若能由管理者發起，員工群起響應，鼓勵分流「公務」及「私用」通訊軟體，打造能專心處理公務的通訊環境，有效加速企業營運效能!!
2. 任務掌握
在文章開頭提到，員工用到非公務專用的通訊軟體，常會需要花很多時間找舊訊息，才能確定今日的對談新增哪些交辦任務。而公務即時通訊可以幫助您在閱讀訊息的同時，就幫訊息「折角」，之後只要搜尋有被「折角」的訊息就可快速掌握任務數量。
另外，長官指派任務時，不會只有類似「請於下週三前提供報告」這樣的一句話，通常也會在指派任務的前後文訊息，會把這項任務的前情提要、需求規格進行闡述。透過搜尋「折角」訊息，可快速找到當時的對話，開始進行的任務可以先寫上「進行中」、「ing」等文字標籤 (Tag)，而當任務完成後，可以在該訊息加上「已完成」、「Done」等 Tag，以確認任務妥善結束。
3. 舊訊回溯 (智慧快找)
不要再花太多時間在拉對話框的卷軸了！一般的社交即時通訊比較難顧到快速回溯訊息的效益，在公務使用時，關鍵的決策或工作指派，不小心就會成為過眼雲煙。
打破即時溝通的迷思，公務即時通訊不只要能立即將訊息傳出，還要讓「回溯舊訊息」方便快速，具備「智慧快找」功能更是提高工作效率的致勝關鍵。例如：某項提案的結論是在三個月前的 11 日定下來的，當組員想再次確定決策脈絡時，就可快速透過「日曆搜尋」的方式，一鍵回到當日討論的訊息串。
更特別的是，公務溝通常會伴隨著文件檔案，且檔案總是會有更新版。在一般的通訊軟體會有檔案過期無法下載、或是找到的版本不對的情況發生，常常會造成事後追查的溝通誤會，無形間導致整體效率降低的困擾。而公務即時通訊服務，可更長期的保存舊訊資料，包含檔案、圖片、或影片，所以員工可放心將重要公務檔案傳進來，不用擔心檔案保存期限過短，要用的時候卻發現過期無法下載的窘境。
4. 資訊安全
選用公務專用的即時通訊平台，在預防詐騙訊息、病毒檔案、或釣魚連結等資安議題上也有更多保障。除了有效避免員工不小心把公務資料傳到私人聊天室，造成機密外洩之外，每一個使用單位都有「聊天室管理者」，可以妥善的進行帳號管理。近期詐騙及駭客事件頻傳，社交通訊軟體的聊天群組，例如：一個 10 多人的群組，往往有回音的只有寥寥幾人，容易潛伏不知名的人士、或是早已被棄置多時的帳號，群組的聊天內容可能不知不覺被圈外人讀取。
公務專用即時通訊服務，可降低訊息無意曝光的風險。訊息溝通時會使用加密傳輸，再透過「聊天室管理者」的權限，可以有效確認組員帳號是否正確，可與常見的公務帳號/群組系統整合、綁定 AD / LDAP、更可與公務信箱帳號整合，讓帳號管理更安全、公務隱私更有保障。在對於隱私更要求的情況下，管理者可限制登入者的 IP 來源，斷除使用者帳號被盜、被駭客登入竊聽，冒名參與重要公務討論的風險。
當下溝通即時，事後追尋討論脈絡也要夠快速，才是真正能提升公務執行效率的重要即時溝通工具。超過 3 成的使用者會再搭配「一人聊天室」作為自己的「行動公事包」或「智慧文件夾」及雲端硬碟，將覺得可重複參考或應用的檔案、網頁、或圖片集中在一個聊天室中，再根據情境跨屏存取。
擔心使用者錯頻，導致機密公務訊息外洩的謹慎型公司，更可放心選用有「聊天室管理者」的公務通訊，公私分離、又可避免可疑人士混入群組；最後，使用者們也不用擔心休閒娛樂的檔案訊息不小心傳到了嚴肅的公務聊天室中，工作期間也不怕再被不請自來的廣告、生活閒聊話題引誘分心，更能全神貫注在工作上，提早完成工作、準時下班享受生活，公 / 私即時通訊明確分渠，工作、生活更有效率！
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