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MailCloud 用戶可快速打造專屬稽核政策
MailCloud 郵件稽核防護服務可精準稽核電子郵件是否包含機密資訊 (像是契約書、財務營收數據或員工顧客個資等),當偵測到疑似機密外洩之郵件,可即時攔阻並通報管理者…<詳情>  

 
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漢堡王運用 MailCloud 暢通溝通力,加速店鋪作業效率
漢堡王:「使用 MailCloud 企業雲端服務後,明顯感受到穩定的系統可大幅降低管理者負擔,且採用委外服務更可省去自建所帶來的諸多困擾,期望透過多項系統的優化,提升店鋪間的服務效率。」…<詳情>  
 
 

Q1. 企業為何該做「郵件稽核」?
不僅有個人資料保護法與營業祕密法的法規要求,更為了避免造成重大財務影響…<more>

Q2. 執行「郵件稽核」是否會增加管理者負擔?

原則上是不會的,企業可以依照人力資源配置,選擇「系統自動審核」或是「人工審核」兩種模式…<more>

 
MailCloud 用戶可快速打造專屬稽核政策
 
MailCloud 郵件稽核防護服務提供完整的郵件安全雲端機制,並特別因應防止企業機密外洩的議題,推出多項安全機制。無論您目前是 MailCloud 郵件代管用戶、使用其他雲端郵件服務、或自建郵件系統都可以再加購搭配此服務,讓重視郵件資訊安全的您,打造企業更完善安全的郵件溝通管道。

MailCloud 郵件稽核防護服務可精準稽核電子郵件是否包含機密資訊 (像是契約書、財務營收數據或員工顧客個資等),當偵測到疑似機密外洩之郵件,可即時攔阻並通報管理者。

本服務可視為是公司電子郵件服務戒備森嚴的大門警衛系統,如下圖 A 走道,會針對管理者事先下達的命令,也就是在服務上設定好的稽核政策,將來往的郵件仔細檢視,如有違規事項,立即攔阻並告知。

郵件稽核

當然,若您希望從另外的角度出發設定稽核政策,想要某些郵件不需經過稽核,如上圖 B 走道所示,維持最高層主管或公司負責人等 VIP 郵件隱私,也是可以達成的呢!這類白名單信件就像擁有自由通行證一樣,可以繞過警衛的盤查,維持郵件隱私直接傳送。而為確保郵件溝通環境安全,郵件稽核顧問仍會建議您要慎重選擇 VIP 名單,且要記得再設定其它的稽核政策要求非 VIP 名單皆須經過稽核。

事實上,在用戶實際導入郵件稽核過程時,會發現需要稽核的情境其實比想像中複雜,所以稽核政策是否可彈性設定以因應各部門需求,避免定義出不適合的稽核政策讓系統發出過多假警報,將是稽核效率提升的重要關鍵。

本次 MailCloud 郵件稽核防護服務特地推出「多重稽核政策組合」「複合式個資門檻組合」兩大彈性功能,讓企業各部門皆可量身打造郵件最精準的偵測情境,有效防止機密外洩,以下介紹兩功能獨立的使用情境與可以搭配使用的情境:

一、多重稽核政策組合

1. 使用情境:我們公司跟合作廠商 A 公司一直以來都有密切的專案合作,想確認公司內的專案小組與 A 公司是否有異常的契約或報價資訊傳遞。

2. 建議使用:「多重稽核政策組合」的「相關組合」選項進行偵測,「相關組合」選項會需要設定出兩個以上的條件組合,且系統會偵測出符合各組合中至少一筆條件的郵件。

獨立組合政策

3. 實際設定方式:假設 A 公司的網域為 CompanyA.com.tw ,即可進行如下設定。
組合一:設定來自 A 公司網域的收件人,即 *@CompanyA.com.tw。
組合二:設定信件內文包含相關關鍵字如:專案名稱、契約書、合約、報價及價格等。

4. 使用效益:這樣設定之後,每次有要寄給公司 A 的契約與價格相關信件,就可第一時間通知相關管理者,若有異常,即時攔阻。

二、複合式個資門檻組合

1. 使用情境:為避免構成個資法團體訴訟的個資外洩條件,且通常兩類個資合起來看就可指向出一個明確的自然人,例如:或許有不只一人叫作王小明但是住在同一個地點或是有著同一組電話號碼的王小明只有一個,所以稽核顧問建議企業需要稽核有「外寄郵件若包含常見的聯絡資訊種類中任兩類超過 20 筆就必須人工審核」此類特質的電子郵件。

2. 建議使用:「複合式個資門檻組合」「複合式機敏資料(去重複)」進行偵測。「複合式機敏資料(去重複)」可以從系統樣板中選取多種要偵測的常見聯絡資料類型,並選擇其中任兩類資料於郵件出現筆數達期望的數值門檻後,即須進行稽核。

複合式個資偵測

3. 實際設定方式:選擇「複合式機敏資料(去重複)」,勾選「地址、手機號碼、電子郵件地址、姓名及市話號碼」並選擇「其中」、「2」類型後將審核門檻設定為 「>=20」。

4. 使用效益:這樣設定之後,每次有信件包含政策中的指定資料類別內的 2 類資料,且這 2 類資料的出現相異筆數分別超過 20 筆之後,就會進行即時稽核的處置。
以上圖為例若一封信出現「相異的手機號碼 30 筆及相異的姓名 25 筆」就會被稽核,而若信件中出現「相異的電子郵件地址 15 筆及相異的市話號碼 20 筆」則不會被稽核。

MailCloud 郵件稽核防護服務是一道可以「小兵立大功」優質服務,只要在您的郵件外寄前端加裝此輕型配備,不僅不會影響使用者日常郵件收發運作,反而會在千鈞一髮之際,準確攔阻相關郵件,成為避免企業重要資訊外洩重要英雄喔!

  MailCloud Q&A 專欄  
     
1. 企業為何該做「郵件稽核」?

不僅有個人資料保護法與營業祕密法的法規要求,更為了避免造成重大財務影響,許多企業皆實際導入郵件稽核制度以保護機密資料,如:顧客與員工資訊、產品研發計畫及財務營收資訊等。
   
2. 執行「郵件稽核」是否會增加管理者負擔?

原則上是不會的,企業可以依照人力資源配置,選擇「系統自動審核」或是「人工審核」兩種模式,若您選擇的是系統審核,被稽核到的信件可根據稽核政策的設定,自動進行退信、刪除、或加密寄出等處置。

若貴司在企業郵件治理議題上,有避免企業研發、財務或營運情資外洩的需求,歡迎參考《 MailCloud 郵件稽核防護服務 》。若需要歸檔調閱員工郵件、或追蹤特定郵件主題動向,建議您採用《 MailCloud 郵件歸檔備份服務 》

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