在信箱裡面，有公司同事的往來信件、親戚朋友的轉寄資訊、訂閱的電子報、業務往來廠商的信件等等，相信大家都知道可以利用「標籤」來分類信件：

以及使用「信件過濾」來將信件歸類到不同信件匣：

假設在工作上常要配合的有行銷部、業務部和行政管理部門，用以上方法過濾寄件人，即可將來自這三個部門同事的郵件，分別歸類到行銷部、業務部和行政管理部的信件匣中。

看起來似乎很完美了，但是假設想要找出這三個信件匣中標註「待處理」標籤的所有待辦郵件時，就得分別查閱這三個信件匣，別忘了，一封信件只能存放在單一信件匣中。這時，就可以利用虛擬信匣來使我們工作更有效率。

Step1：在虛擬信件匣中選擇管理，來新增一個叫待辦事項的虛擬信匣。

Step2：接著選擇從行銷部、業務部和行政管理部三個信匣中搜尋信件。

Step3：如果有需要的話，也可以選擇要搜尋信件的時間。

Step4：再來就是選擇標記條件了。在我們舉的例子中，即是選擇「待處理」標記。

Step5：若是有要更精確的搜尋，也可選擇篩選標籤標註的顏色。

Step6：有需要的話，也提供使用寄件人條件篩選。

Step6：或是可以比對篩選信件標題。

Step7：最後會列出所有您設定放入待辦事項虛擬信匣的條件，確認後即完成。

如此一來只要到代辦事項這個虛擬信匣，所有手邊未完成的工作就可以一目了然了。活用虛擬信匣可以讓你使用信箱更有效率喔，試試看，設計出最適合自己工作的信匣分類吧！