在上期電子報中介紹了部份的 MailCloud v6 管理者新功能，包含了更方便好用的帳號、群組管理等，在這期電子報中，將針對如何避免使用者寄送郵件時造成個資外洩，以及管理者發送公告信功能等一一為您介紹。

一、發信偵測避免個資外洩

公司員工因為在發送 email 時的疏忽，因而洩漏個資，極可能造成公司金錢和商譽上的損失。要如何在事前就盡量避免這樣的狀況發生？在 v6 新版中，管理者可以做以下的設定：

1. 偵測大量收件者
使用者寄送郵件的收件人過多時，很可能就在這不經意的情況下，經由收件人欄位洩漏個資。因此管理者可開啟偵測大量收件者功能，當郵件的收件人超過特定數量，系統將會禁止寄送、發出提示，或將該信的收件人轉為密件副本，降低個資外洩風險。

2. 偵測郵件內文個資
當工作忙碌時，夾錯附檔或是回錯郵件的事情都有可能會發生，重要的郵件可能包含多筆客戶資料甚至信用卡號等等，不得不審慎處理。在 v6 新版中，管理者可設定偵測郵件內文，協助使用者判斷即將寄出的郵件是否包含機敏個資，並主動提醒，避免可能造成的風險與危害。

當寄出的郵件個資數量超過管理者設定的規範時，系統會阻止該郵件寄出，並出現如以下提示訊息提醒寄件人修改。

不需要額外付費，只要輕鬆幾個設定，MailCloud v6 新版即可以為貴公司寄送的郵件把關，是您因應個資法的好工具！

二、公告信方便傳遞重要訊息

當公司有重要通知或決策時，用 email 通知員工是一個有效率又快速的方式，管理者可利用發送公告信，將公司重要消息通知員工。

而這樣的公告信件送達使用者信箱時，在標題前面會看到特殊旗標的公告信。

這樣的設計可避免公告信遭到仿冒，或是使用者錯過重要的公告信件的情況發生。

這期電子報中，介紹了 MailCloud v6 新版提供因應個資法的新工具，以及發送特殊樣式公告信的功能。在接連幾期電子報我們也列出了多項 MailCloud v6 管理者和使用者的新功能特點，無論是新的介面設計或是功能上的調整、增加，都是希望 MailCloud 能協助您工作更為輕鬆、省時省力，若您對於 v6 有任何使用上的問題或建議，也歡迎與我們聯絡。

相關文章：

《MailCloud v6 新功能介紹（上）─使用者功能》
《MailCloud v6 新功能介紹（中）─管理者功能》